Manajemen Perpustakaan Sekolah

Oleh:
Mochamad Ariyo Faridh Zidni S.Hum

Pelatihan Manajemen Perpustakaan Sekolah
Diselenggarakan Oleh LPIM DSM BALI
Denpasar, 28 Oktober 2010
Aula DISDIKPORA BALI

Pengantar Ilmu Perpustakaan

Perpustakaan adalah institusi yang mengumpulkan pengetahuan tercetak dan terekam, mengelolanya dengan cara khusus guna memenuhi kebutuhan intelektualitas para penggunanya melalui beragam cara interaksi pengetahuan.

Pustakawan adalah seseorang yang mempunyai tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan yang ditujukan untuk memberikan layanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan.

Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada pada lembaga pendidikan sekolah, yang merupakan bagian integral dari sekolah yang bersangkutan dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan sekolah yang bersangkutan dan tujuan pendidikan umumnya.

Tujuan Perpustakaan
Tujuan keberadaan perpustakaan adalah:
1. Mengumpulkan bahan pustaka, yaitu secara terus menerus menghimpun atau mengumpulkan sumber informasi yang relevan untuk dikoleksi.
2. Mengolah atau memproses bahan pustaka berdasarkan suatu sistem tertentu.
3. Menyimpan dan memelihara, yaitu mengatur, menyusun, dan memelihara, agar koleksi rapi, bersih, awet, utuh, lengkap dan mudah diakses.
4. Menjadi pusat informasi, sumber belajar, penelitian, preservasi, rekreasi dan kegiatan ilmiah lain.
5. Menjadi agen perubahan dan agen kebudayaan dari masa lalu, masa sekarang dan masa datang.

Fungsi Perpustakaan
Pada umumnya, fungsi perpustakaan meliputi pendidikan, penelitian, informasi, pembudayaan, pelestarian, dan rekreasi.

Fungsi Perpustakaan Sekolah
Fungsi perpustakaan sekolah adalah:
1. Pusat kegiatan belajar mengajar.
Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan perpustakaan untuk mendukung proses belajar mengajar.
2. Pusat penelitian sederhana.
Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan perpustakaan yang bermanfaat untuk melaksanakan penelitian sederhana bagi peserta didik.
3. Pusat membaca guna menambah ilmu pengetahuan dan rekreasi.
Perpustakaan sekolah menyediakan koleksi bahan pustaka yang bermanfaat untuk menambah wawasan dan memperdalam ilmu pengetahuan serta rekreasi intelektual bagi peserta didik dan tenaga kependidikan.

Komponen Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah
Sekolah wajib memiliki perpustakaan seperti yang diamanatkan Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional dan Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pasal 42 yang menyebutkan bahwa, sekolah wajib memiliki perpustakaan.

Perpustakaan dalam sekolah merupakan salah satu sumber belajar yang amat penting yang memungkinkan para tenaga kependidikan dan peserta didik memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan dengan membaca bahan pustaka yang ada.

Terdapat beberapa komponen terkait dengan penyelenggaraan perpustakaan sekolah, yaitu: organisasi penyelenggaraan perpustakaan, gedung dan perabot, sumber daya manusia, koleksi, layanan, program kegiatan dan promosi serta anggaran.

Organisasi Penyelenggaraan Perpustakaan
Kepala sekolah menetapkan keputusan tentang penyelenggaraan perpustakaan sekolah. Dalam sebuah penyelenggaraan sebuah institusi perpustakaan, diperlukan kelengkapan organisasi, antara lain adalah: struktur organisasi, tata cara penyelenggaraan (berisi kebijakan standar pelaksanaan perpustakaan), serta tempat dan waktu penyelenggaraan.

Kepala sekolah menunjuk tenaga pengelola perpustakaan sekolah yaitu guru atau tenaga lain yang disetujui oleh Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota.

Untuk menjalankan Tujuan dan Fungsinya, perpustakaan dipimpin oleh Kepala Perpustakaan yang ditunjuk/ditetapkan berdasarkan surat tugas/surat keputusan dari Kepala Sekolah.

Kepala Perpustakaan dalam pelaksanaannya dibantu oleh tenaga yang bertugas melaksanakan fungsi layanan teknis, layanan pengguna dan promosi perpustakaan. Tenaga perpustakaan dapat disebut juga sebagai Pustakawan dan tenaga tersebut bertanggung jawab kepada kepala perpustakaan.

Layanan teknis adalah jenis kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan hingga pengolahan bahan perpustakaan.

Layanan pengguna adalah kegiatan yang memberikan layanan kepada pengguna perpustakaan seperti layanan sirkulasi (peminjaman), layanan rujukan (referensi), layanan membaca, dan program kegiatan lainnya.

Promosi adalah kegiatan untuk meningkatkan tujuan dan fungsi perpustakaan.

Kepala Perpustakaan dan tenaga pustakawan bersama dengan Kepala Sekolah, merencanakan/merancang kebutuhan pengembangan perpustakaan dan menentukan hasil terukur yang hendak dicapai dalam kurun waktu tertentu serta pelaporannya. Hal ini tentu berhubungan dengan kebutuhan gedung dan perabot, sumber daya manusia, koleksi, layanan, program kegiatan dan promosi serta anggaran.

Contoh Bagan Organisasi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sebagai bagian integral dari sekolah berada di bawah tanggung jawab kapala sekolah. Sebagai sumber balajar, kedudukannya sejajar dengan laboratorium, bengkel kerja, dll.

Contoh Unit Perpustakaan Sekolah dalam Struktur Organisasi Sekolah

Contoh Kebijakan Peraturan Tata Tertib Perpustakaan

Peraturan Tata Tertib Perpustakaan Sekolah

I. JAM BUKA
Senin s/d Jumat : Pk. 08:00-13:00 WIB
Sabtu : Pk. 08:00-15:00 WIB

II. KEANGGOTAAN
1. Yang dapat menjadi anggota adalah seluruh masyarakat sekolah.
2. Kepada anggota diberikan kartu anggota perpustakaan yang berlaku selama 1 (satu) tahun ajaran.

III. SYARAT-SYARAT MENJADI ANGGOTA
1. Calon anggota mengisi formulir yang disediakan.
2. Calon anggota membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.10.000,- per satu tahun keanggotaan.
3. Calon anggota menyerahkan fotocopy tanda siswa dan 2 (dua) buah pasfoto berwarna ukuran 2x3.

IV. SYARAT-SYARAT PEMINJAMAN
1. Hanya anggota yang bisa meminjam koleksi perpustakaan.
2. Anggota menunjukkan kartu anggotanya.
3. Setiap anggota dapat meminjam sebanyak 2 (dua) buku pelajaran dan 2 (dua) buku non pelajaran atau majalah untuk satu masa pinjam.
4. Lama waktu peminjaman adalah 2 (dua) minggu dan dapat diperpanjang 1 (satu) kali masa pinjam, apabila buku/majalah yang dipinjam tidak dipesan anggota lain.
5. Terlambat mengembalikan dikenakan denda Rp.500,- / hari.

V. KOLEKSI YANG TIDAK DAPAT DIPINJAM KELUAR
1. Bahan-bahan referens (Ensiklopedi, Kamus,dll).
2. Surat Kabar.
3. Majalah-majalah nomor baru.
4. Koleksi audiovisual.

VI. TATA TERTIB PERPUSTAKAAN
1. Setiap pengunjung perpustakaan diminta untuk menjaga ketenangan, ketertiban, dan kebersihan ruang perpustakaan dengan:
- Tidak membuat keributan, bercanda yang dapat menggangu sesama pemakai.
- Tidak makan, minum dan merokok dalam ruang perpustakaan.
- Tidak mencoret-coret, merusak bahan pustaka, perabot dan peralatan perpustakaan.

Fasilitas: Gedung dan Perabot
Perpustakaan dengan perencanaan gedung yang baik dan sesuai dengan kebutuhan, dapat membuat penyelenggaraan perpustakaan berfungsi secara efektif dan efisien. Penyelenggaraan perpustakaan juga mampu memudahkan pengguna dan petugas/pustakawan serta menyediakan lingkungan yang kondusif, nyaman, menyenangkan dan menarik sebagai tempat belajar.

Perencanaan gedung yang baik tentunya meliputi perencanaan bentuk bangunan, tata ruang, disain bagian dalam gedung (disain interior), dekorasi serta kebutuhan perabot perpustakaan.

Pertimbangan dalam proses perencanaan gedung perpustakaan:
• Struktur Organisasi
Struktur organisasi perpustakaan dapat digunakan sebagai dasar perencanaan gedung perpustakaan. Termasuk disini adalah rencana jenis layanan program yang akan diselenggarakan di perpustakaan.
Hal-hal tersebut dapat membantu penentuan jenis, fungsi, lokasi, jumlah, ukuran dan ciri lain dari berbagai unsur ruang/gedung perpustakaan yang dibutuhkan.
• Sistem Perpustakaan untuk Tata Ruang
Dalam penataan ruang dapat dipilih beberapa alternatif konsep:
- Tata Sekat
Cara pengaturan ruangan yang menempatkan koleksi terpisah dengan ruang baca dan terdapat pemisah/sekat ruangan (sistem tertutup).
- Tata Parak
Cara pengaturan ruangan yang menempatkan koleksi dan ruang baca terpisah, namun tanpa sekat. Pengguna dapat mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan (sistem terbuka).
- Tata Baur
Cara pengaturan ruangan yang mencampur antara koleksi dan ruang baca sehingga pengguna dapat lebih mudah mengambil koleksi yang dibutuhkan (sistem terbuka).

MARI MEMPERTIMBANGKAN…..!!

GEDUNG dan RUANG
 Lokasi
Persyaratan lokasi adalah mudah dicapai dan lokasi yang tenang. Jika kedua syarat tersebut tidak tercapai bersamaan, maka lokasi yang mudah dicapai adalah pertimbangan utama.
 Ruang Pengelola/Pustakawan
Ruangan harus berada di bagian yang memungkinkan pengelola/pustakawan dapat melihat orang keluar atau masuk perpustakaan.
 Suhu Ruangan
Suhu ruangan perpustakaan diusahakan sejuk, sirkulasi udara harus baik. Kelembaban terlalu tinggi/rendah dapat merusak koleksi.
 Penerangan
Penerangan alami dari sinar matahari cukup baik, namun jika menggunakan penerangan lampu listrik, pergunakan jenis lampu yang tidak menghasilkan sinar menyilaukan.
 Hati-hati Sinar Matahari
Pemanfaatan sinar matahari juga harus diperhatikan. Tata letak rak koleksi jangan berdekatan dengan jendela sumber sinar matahari, jika sinar matahari langsung kena koleksi dapat mengakibatkan kerusakan.
 Dekorasi
Cat ruangan sebaiknya bukan warna terang/menyilaukan atau juga gelap/buram, pilihlah warna yang nyaman.

Contoh Denah Tata Ruang Perpustakaan

Sumber Daya Manusia
Secara umum pengelola perpustakaan harus mempunyai minat dibidang perpustakaan, kemampuan pendekatan pribadi yang baik, kemampuan komunikasi yang baik, serta memiliki sifat menyenangkan, sabar, gembira, bermotivasi, pandai mengatur diri dan suka membantu orang lain.

Seorang kepala perpustakaan memiliki banyak tanggung jawab. Diantaranya adalah:
1. Menyusun program kerja, termasuk petunjuk pelaksanaan dan rencana anggaran keuangan.
2. Mengorganisasi tugas-tugas tenaga perpustakaan, menyiapkan rencana dan sarana yang diperlukan.
3. Membimbing, menggerakkan dan memotivasi tenaga perpustakaan agar menyelesaikan tugasnya.
4. Memantau dan mengawasi pelaksanaan tugas, penggunaan anggaran, perlengkapan dan peralatan perpustakaan.
5. Melakukan evaluasi program serta proses pelaksanaan, penggunaan sarana dan prasarana perpustakaan.
6. Menyiapkan laporan hasil kerja serta pertanggung jawaban penggunaan angaran dan semua sarana prasarana.

Sedangkan tenaga perpustakaan, bertugas melaksanakan layanan teknis, layanan pengguna serta kegiatan lain sesuai dengan program kegiatan perpustakaan dan promosi perpustakaan.
1. Layanan teknis perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan operasional rutin perpustakaan yang meliputi seleksi, pengadaan, inventarisasi, pengolahan bahan pustaka, penyelesaian fisik bahan pustaka, penempatan bahan pustaka dalam rak hingga perawatan bahan pustaka.
2. Layanan pengguna antara lain adalah melayani keanggotaan, peminjaman dan pengembalian buku di rak, pengaturan koleksi, memberi jasa rujukan/referensi, menyusun program perpustakaan.

Dalam keadaan tertentu, kepala perpustakaan bisa melaksanakan tugas tenaga perpustakaan. Dalam keadaan tertentu, kepala perpustakaan bisa merangkap/menjabat sebagai tenaga perpustakaan.

Koleksi
Koleksi perpustakaan terdiri atas:
1. Buku Pelajaran Pokok
Buku yang digunakan dalam kegiatan belajar mengajar yang memuat bahan pelajaran yang dipilih dan disusun secara teratur dari suatu pelajaran yang minimal harus dikuasai oleh siswa pada tingkat dan jenis pendidikan tertentu. Buku pelajaran pokok diterbitkan dan diadakan oleh pemerintah dan isinya sesuai kurikulum yang berlaku.

2. Buku Pelajaran Pelengkap
Buku yang sifatnya membantu atau merupakan buku tambahan buku pelajaran pokok yang dipakai oleh siswa dan guru, yang sebagian besar atau seluruh isinya sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

3. Buku Bacaan Fiksi
Buku ini merupakan buku yang ditulis berdasarkan khayalan dan rekaan pengarang dalam bentuk cerita. Buku bacaan fiksi yang baik dapat memberikan pendidikan dan hiburan yang sehat.
Salah satu jenisnya adalah buku bacaan fiksi ilmiah, yang dapat mempengaruhi pengembangan daya berfikir ilmiah pengguna.

4. Buku Bacaan Non Fiksi
Buku ini adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan kenyataan. Buku bacaan non fiksi berisi pengetahuan yang bersifat umum.

5. Buku Rujukan/Referensi
Buku yang digunakan sebagai rumber informasi, untuk mengetahui pengetahuan dasar suatu subyek maupun memperluas pengetahuan tentang subyek tertentu. Termasuk dalam jenis buku rujukan adalah: kamus, ensiklopedi, buku tahunan, buku pegangan/ handbook, buku petunjuk/manual, direktori, atlas, biografi.

6. Terbitan Berkala
Koleksi ini adalah jenis terbitan yang disusun dan dicetak secara terus menerus dalam jangka waktu tertentu. Jenis terbitan ini antara lain adalah: surat kabar, majalah, dan buletin.

7. Pamflet atau Brosur
Bahan pustaka yang memuat keterangan tentang keadaan atau kegiatan lembaga/orang yang menerbitkannya, yang biasanya dilengkapi dengan ilustrasi yang menarik.

8. Alat Peraga
Bola dunia, artefak, tiruan kerangka manusia adalah alat peraga yang dimaksud. Ini adalah suatu bentuk/bahan yang dapat dilihat langsung tanpa menggunakan media/alat bantu, dapat diraba, dan dapat dipergunakan untuk memperjelas /memperlihatkan subyek/informasi yang dibahas.

9. Peta
Bahan pustaka yang merupakan sumber informasi geografi dengan bentuk yang membutuhkan perlakuan khusus.

10. Bahan Pustaka Non-cetak
Jenis bahan pustaka yang dibedakan perlakuannya dengan bahan pustaka tercetak lain seperti buku. Jenis bahan pustaka ini diantaranya adalah koleksi audio visual (VCD, DVD), audio tape (kaset, CD), slide, dan koleksi multimedia (permainan pendidikan komputer).

11. Kliping
Guntingan artikel atau berita/informasi lain dari surat kabar, majalah dan sumber lain yang dianggap penting untuk disimpan dan didokumentasikan.

12. Dokumentasi Penting
Rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk.


Koleksi dasar adalah koleksi pertama yang harus dimiliki pada waktu sekolah memulai membangun koleksi perpustakaan. Minimal jumlah koleksi adalah 2000 buku.

Koleksi dasar perpustakaan sekolah adalah:
- Buku teks semua mata pelajaran sekolah.
- Buku pengayaan/pelengkap pelajaran.
- Buku rujukan (minimal adalah Kamus Bahasa Indonesia, Kamus Bahasa Inggris, Ensiklopedi Berbahasa Indonesia, Biografi tokoh di Indonesia)
- Buku Bacaan yang mendukung semua mata pelajaran, dan bacaan yang dapat memberikan hiburan

Pengadaan koleksi, tidak hanya memperhatikan kuantitas tetapi juga memperhatikan segi kualitas.

Kuantitas mencakup banyaknya judul dan eksemplar yang diadakan sebuah perpustakaan. Sedangkan kualitas mencakup tingkat baik buruknya koleksi ditinjau dari segi fisik, isi, dan kesesuaian dengan kebutuhan pengguna.

Perpustakaan perlu memiliki sebuah kebijakan pengembangan koleksi, yaitu kegiatan memperluas koleksi yang berkaitan dengan pemilihan dan pengadaan bahan pustaka.


MARI MEMPERTIMBANGKAN LAGI…!!

tentang KOLEKSI

 Koleksi Dasar Perpustakaan Sekolah
Koleksi dasar perpustakaan sekolah yang dimiliki harus selalu dikembangkan/ditambah, khususnya buku bacaan yang mengarah kepada rasio 1 siswa 10 judul untuk Sekolah Dasar dan 1 siswa 12 judul untuk Sekolah Menengah Pertama.

 Pengembangan Koleksi
Pengembangan/penambahan koleksi ini dilakukan secara bertahap dan paling lama harus dapat dipenuhi selama 5 (lima) tahun sejak berdirinya perpustakaan sekolah.

 INGAT !
Walau rasio telah terpenuhi, koleksi perpustakaan harus selalu dikembangkan untuk menjaga kemutakhiran dan menyesuaikan dengan perkembangan iptek.
Pengembangan koleksi selanjutnya adalah dengan memperhatikan kebijakan pemilihan koleksi.

 Pemilihan Koleksi
Untuk mendukung pemilihan bahan pustaka, perlu ditetapkan alat bantu seleksi, seperti: daftar judul buku, katalog, brosur penerbit, resensi buku, serta usulan dari pengguna.

Jika diperlukan, untuk memperoleh koleksi bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan, tim seleksi yang berasal dari Komite Sekolah, Kepala Sekolah, Guru, Pustakawan guru dan pengguna (siswa) yang diketuai oleh Kepala Perpustakaan Sekolah melakukan pemilihan bahan pustaka.

Tim seleksi ini dibentuk oleh Kepala Sekolah.

Ada beberapa prinsip dasar pemilihan koleksi agar dapat lebih objektif dan efektif:
- Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas, azas manfaat dan efisiensi.
- Bahan pustaka adalah yang mutakhir.
- Komposisi cakupan subyek dan jenis koleksi hendaknya proporsional diupayakan memenuhi kebutuhan dan memuaskan pengguna.

Sebagai bahan pertimbangan, data selama penyelenggaraan perpustakaan juga dapat dijadikan masukan untuk pengadaan bahan pustaka. Data mengenai koleksi yang banyak digunakan, hingga adanya permintaan/usulan dari pengguna. Data tersebut bisa diperoleh dari diadakannya buku pengunjung dan penggunaan layanan perpustakaan.

 Pengadaan Koleksi
Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan berbagai cara:
- Pembelian
- Hadiah
- Tukar menukar
- Titipan Lembaga/Perorangan
- Terbitan Sendiri
- Dokumen siswa/guru

 Evaluasi dan Penyiangan
Evaluasi koleksi dilakukan untuk mengetahui seberapa bagus koleksi perpustakaan, meliputi jenis koleksi, jenis pengguna yang dilayani dan tujuan koleksi. Seberapa besar tingkat pemanfaatan koleksi dapat memenuhi kebutuhan pengguna sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dapat dilakukan melalui survey wawancara, kuesioner dan data perpustakaan.

Penyiangan merupakan pemindahan koleksi aktif menjadi pasif (disingkirkan atau disimpan). Dilakukan untuk menjaga keseimbangan tempat dan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna.